Wie kann man große Dateien per E-Mail versenden?

Das Versenden von großen Anhängen per E-Mail sorgt häufig für Probleme, denn Grafiken, Videos oder große Dokumente übersteigen in vielen Fällen die erlaubte maximale Dateigröße. Diese Probleme gewinnen an Bedeutung, weil heutzutage immer größere Mengen an Daten generiert werden – man denke nur an die zahllosen Bilddateien und Multimediainhalte, die durch Smartphone-Kameras zu jeder Zeit entstehen. Untersuchungen zeigen, dass die Durchschnittsgröße der Dateien, die Anwender als E-Mail-Anhänge verschicken wollen, von Jahr zu Jahr anwächst. Dies belastet die E-Mail-Infrastruktur der Unternehmen, so dass das Versenden großer Dateien durch das Setzen von Limits grundsätzlich verboten wird oder für jeden Einzelfall genehmigt werden muss.

Wie kann man große E-Mail-Anhänge versenden?

Das Komprimieren von Daten führt lediglich zu einer geringen Verkleinerung der Daten und bedeutet zudem einen zusätzlichen Zeitaufwand – keine Lösung für den professionellen Gebrauch.  

Unter Privatanwendern beliebte Dienste wie beispielsweise Dropbox lassen sich als eigenständige Applikationen nutzen, über die auch größere Datenmengen verschickt werden können. In diesem Fall lädt der Nutzer die Daten zuerst auf den Server des jeweiligen Anbieters hoch. Nun wird ein Link erstellt, der an die Empfänger geschickt wird. Diese Empfänger können sich die Dateien dann vom Server des Anbieters herunterladen.

Das Problem: Die Daten werden auf einem Fremdserver bereitgestellt. In vielen Fällen ist die Verbindung unverschlüsselt und somit unsicher – vor allem vor dem Hintergrund sicherheitskritischer Business-Anforderungen sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist dies nicht mehr zeitgemäß. Zudem fördert der Einsatz solcher Dienste das Entstehen einer sogenannten “Schatten-IT”, denn Daten werden so ohne Autorisierung der IT-Abteilung ausgetauscht.

Manche Anbieter werben damit, dass die Daten auf unternehmenseigenen Servern verbleiben. Doch hier – ebenso wie bei Managed-File-Transfer-Lösungen – handelt es sich um separate Applikationen ohne integrierte Sicherheitslösungen. Für die Abwehr von Spam, Malware, Spyware und Ransomware muss zusätzliche Software angeschafft werden. Das gleiche gilt für FTP-basierte Lösungen, deren Installation und Betrieb – zum Beispiel hinsichtlich der Benutzerkonten-Verwaltung – zudem häufig aufwändig sind.

Große Dateien ohne Umwege versenden

Es gibt aber auch komfortablere und sichere Möglichkeiten, große E-Mail-Anhänge zu versenden. Mit spezieller Software können Nutzer beliebig große Dateien versenden – und das sogar direkt aus dem E-Mail-Client heraus. Das integrierte Secure Mail Gateway  NoSpamProxy® Large Files integriert sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur, inklusive Microsoft Outlook. Große Dateien können so wie gewohnt und mit einem einzigen Klick und scheinbar als normale Anlage versendet werden. Die Software trennt automatisch die Anlage von der E-Mail und sorgt für eine verschlüsselte Verbindung.  

Zum Herunterladen des Anhangs genügt ebenfalls ein einziger Klick – die Daten werden über einen eigenen Server bereitgestellt und unter Anwendung einer SSL-Verschlüsselung übertragen. Damit werden alle Anforderungen an IT-Governance erfüllt – sicher, verschlüsselt und DSGVO-konform. Der Empfänger kann dem Absender außerdem in gleicher Weise antworten und ebenfalls eine oder mehrere Dateien über das Web Portal versenden.

Reporting und Spam-Schutz inklusive

Mit NoSpamProxy® Large Files lassen sich aber nicht nur große Datenmengen verschicken. Die Bedienoberfläche von NoSpamProxy® Large Files bietet beispielweise Reporting-Funktionen, um die Nutzung von Downloadlinks nachzuvollziehen oder an Hand von Regeln festzulegen, wie mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll. In Verbindung mit NoSpamProxy® Protection wird das Unternehmen außerdem proaktiv und in Echtzeit vor Spam, Ransomware, Malware und Spyware geschützt.

Große Dateien versenden und Ihr Unternehmen entlasten

Mit dem integrierten Secure Mail Gateway NoSpamProxy® Large Files ist das Versenden von großen Dateien ganz einfach. Gleichzeitig wird die IT-Infrastruktur des Unternehmens entlastet und für Sicherheit durch verschlüsselte Verbindungen und Übertragung von Daten gesorgt. Die vollständige Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und die zentrale Archivierung der Anhänge sorgt dafür, dass Nutzer große Dateien so einfach versenden können wie jede herkömmliche E-Mail.