Warum Spam-Ordner eine schlechte Idee sind
Eine E-Mail-Quarantäne ist als zusätzliche Sicherheitsebene gedacht, die Unternehmen dabei unterstützt, Sicherheitsrisiken zu minimieren und die E-Mail-Kommunikation sicherer und produktiver zu gestalten. Sie soll Benutzer und Unternehmensnetze vor schwer erkennbaren Bedrohungen schützen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Compliance-Vorschriften unterstützen. Tatsächlich birgt eine Quarantäne aber zahlreiche Risiken, die zu Informationsverlust, finanziellen Einbußen und rechtlichen Konsequenzen führen kann. Erfahren Sie in diesem Blogartikel mehr über diese Risiken und darüber, welche Alternative zur Quarantäne NoSpamProxy bietet.
Aus den Augen, aus dem Sinn
Es klingt äußerst praktisch: Potenziell oder tatsächlich schadhafte E-Mails werden (hoffentlich) erkannt und sogleich in einen separaten Bereich verschoben, außerhalb des Sichtbereichs der Empfangenden. Aus den Augen, aus dem Sinn – und schon bleibt der Kopf frei für alle relevanten Aufgaben. Diese Isolierung von schädlichen E-Mails und unerwünschten Nachrichten schützt außerdem Benutzer und Unternehmensnetze vor Bedrohungen, denn wo keine E-Mail ist, kann auch nicht auf bösartige Links geklickt werden.
Die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Angriffs der Kriminellen sinkt also. Außerdem werden CEO-Betrugsangriffe oder allgemein Angriffe, die auf Social Engineering basieren, erkannt und ebenso isoliert.
Durch das Verschieben all dieser E-Mails in einen Bereich, der vom eigentlichen Posteingang getrennt ist, scheint zudem mehr Transparenz zu entstehen, und somit mehr Übersicht und Kontrolle. Leider kosten die Überwachung und Pflege des Spam-Ordners Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle sicher besser eingesetzt wären. Wer dann aus Gemütlichkeit oder in Eile mal schnell Strg+A + Entf drückt, löscht eventuell wichtige E-Mails.
Vor allem dieses unüberlegte Löschen von quarantänisierten E-Mails sorgt im Zweifel für weitere, schwerwiegendere Probleme.
Wenn erwünschte E-Mails im Spam-Ordner landen
Fast alle Menschen kennen das: Sie erwarten eine wichtige E-Mail, doch sie kommt einfach nicht an. Egal, ob es sich um eine Bestätigungs-E-Mail eines Online-Dienstes, einen Newsletter oder eine andere geschäftliche oder private E-Mail handelt – es ist ärgerlich. Vor allem dann, wenn Sie diese E-Mail dann irgendwann in Ihrem Spam-Ordner finden.
Meine E-Mails landen im Spam-Ordner
Ebenso ärgerlich ist es, wenn von Ihnen gesendete E-Mails im Spam-Ordner Ihres Kommunikationspartners landen. Verfahren zur Prüfung der Absendereputation können da Abhilfe schaffen. Dazu gehören:
Zwar ist für viele Menschen der Blick in den Spam-Ordner beziehungsweise in den Quarantäne-Ordner zur Routine geworden, aber der erfolgt manchmal eben auch zu spät. Im besten Fall können Sie sich dann erst mit Verspätung bei besagtem Online-Dienst anmelden, im schlimmsten Fall ist eine wichtige Frist verstrichen. Wie kritisch letzter Fall sein kann, zeigt ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH).
E-Mails in Quarantäne gelten als zugestellt
Ein Urteil des Bundesgerichtshofs macht deutlich, warum Spam- und Quarantäneordner keine gute Idee sind und welche Gefahren von ihnen ausgehen können. Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich bei dem Inhalt der E-Mail um eine Rechnung oder ein anderes rechtsverbindliches Dokument mit Fristsetzung handelt.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat am 06.10.2022 (Az. VII ZR 895/21) ein Urteil gefällt, das klarstellt, wann eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr als zugegangen gilt. Der BGH hat entschieden, dass E-Mails, die während der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers zum Abruf bereitgehalten werden, diesem grundsätzlich zu diesem Zeitpunkt als zugegangen gelten. Dies schließt selbstverständlich auch Spam- und Quarantäneordner ein.
Auf einen tatsächlichen Abruf der E-Mail oder eine Kenntnisnahme komme es nicht an, so der BGH. Folglich gelten auch E-Mails, die in den genannten Spam-Ordnern übersehen oder nicht aufgefunden werden, rechtlich als zugestellt.
Auch ein aktueller Fall aus Österreich verdeutlicht die Problematik. Der österreichische Oberste Gerichtshof (OGH) hat festgestellt (3 Ob 224/18i), dass die Quarantäne zu überprüfen ist und rechtlich relevante Dokumente auch dann als zugegangen gelten, wenn sie im Quarantäneordner landen.
Mailserver ist Machtbereich des Empfängers
Da der Absender keine Kontrolle darüber hat, ob und welchen E-Mail-Schutz der Empfänger einsetzt, liegt es ausschließlich in dessen Verantwortung, Spam- und Quarantäneordner zu überprüfen. Tut der Empfänger dies nicht in ausreichendem Maße, ist er rechtlich angreifbar. Der BGH begründete seine Entscheidung wie folgt: Der vom Empfänger für den Empfang von E-Mails genutzte Mailserver ist seinem Machtbereich zuzurechnen, da
Spam Mails abwehren, nicht sortieren
Mit NoSpamProxy vermeiden Sie solche Probleme von vornherein, denn bei NoSpamProxy gibt es keinen Spam-Ordner und keine Quarantäne. Im Gegensatz zu anderen Lösungen wehrt NoSpamProxy bösartige E-Mails ab, bevor sie überhaupt in Ihren Posteingang gelangen.
Wird eine vertrauenswürdige E-Mail nicht angenommen, sorgt NoSpamProxy dafür, dass der Absender über die verhinderte Zustellung informiert wird. Damit ist NoSpamProxy eines der wenigen Produkte auf dem Markt, das volle Konformität mit dem anspruchsvollen deutschen Recht bietet (insbesondere gemäß §206 StGB, §88 Telekommunikationsgesetz). Das ist genauso übersichtlich wie das Wegsortieren in Ordner – und schafft rechtliche Sicherheit.
Auch eine serverseitige Quarantäne ist keine Lösung
Einige Mail-Security-Lösungen setzen auf eine serverseitige Quarantäne, auf die nur die IT-Abteilung Zugriff hat. So soll verhindert werden, dass verdächtige E-Mails im Posteingang beziehungsweise im Spam-Ordner des Empfängers ankommen. Das Ziel ist hierbei, dass der Empfänger potenziell gefährliche E-Mails nicht selbsttätig verschieben oder öffnen kann.
In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass diese Vorgehensweise vor allem für ein erhöhtes Ticketaufkommen bei der internen IT sorgt, da die Nutzer Freigaben für fälschlicherweise als gefährlich eingestufte E-Mails über die IT anfordern müssen.
Ausgezeichneter Spam Schutz durch NoSpamProxy
Wie sicher Sie durch NoSpamProxy geschützt sind, zeigen die aktuellen Auszeichnungen: Im VBSpam-Test für das dritte Quartal 2024 wurde NoSpamProxy mit dem siebten VBSpam+ Award ausgezeichnet. Die E-Mail-Sicherheitssuite Made in Germany” erreichte im aktuellen Test eine Erkennungsrate von über 99,96 Prozent.
Beim Professional User Rating für E-Mail-Sicherheitslösungen wurde NoSpamProxy zum siebten Mal in Folge zum Sieger gewählt. NoSpamProxy überzeugte die Anwender besonders in den Kategorien Leistungsfähigkeit, Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit.
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