Sind Sie bereit für die E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung. Betroffene Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Anforderungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ob Sie betroffen sind und warum Sie mit NoSpamProxy optimal vorbereitet sind, erfahren Sie in unserem Blogartikel.
Die E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Dieses hat zum Ziel, die Liquiditätssituation von Unternehmen zu verbessern, so dass diese mehr investieren. Durch die E-Rechnung können Prozesse vereinfacht werden, denn beispielsweise müssen Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst werden.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist aber auch Teil des digitalen Transformationsprozesses innerhalb der Europäischen Union, mit dem der grenzüberschreitende Handel erleichtert und die Effizienz öffentlicher Verwaltungen gesteigert werden soll.
Für Deutschland bedeutet dies eine Anpassung an EU-Richtlinien und eine Vereinheitlichung des Rechnungsverkehrs, was letztlich zu einer schnelleren und sichereren Abwicklung von Geschäftstransaktionen führen soll.
Mit der Pflicht zur E-Rechnung folgt Deutschland dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittstaaten, die die E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr gemacht haben.
Als Teil der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist außerdem die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) in Planung, das mit den Daten der E-Rechnung gespeist wird. Als vorbereitende Maßnahme wurde zunächst die E-Rechnung eingeführt.
Was ist eine E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Aber was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format dar. Damit ist sichergestellt, dass die vom Rechnungssteller in dieser Form ausgestellten Informationen elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Eine Rechnung, die als PDF übermittelt wird, ist also nicht automatisch eine E-Rechnung.
E-Rechnungen enthalten alle üblichen Informationen einer Rechnung, müssen aber bestimmte Standards erfüllen, um rechtlich anerkannt zu werden. E-Rechnungen können in verschiedenen elektronischen Formaten erstellt und versendet werden, wobei XML oder PDF (mit integrierten XML-Daten) die gängigsten Formate sind.
Wann ist eine Rechnung eine E-Rechnung?
Eine Rechnung wird dann zur E-Rechnung, wenn sie den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland existieren für die E-Rechnung die Formate XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ausgenommen der Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Weitere Formate, wie beispielsweise die „französische“ Factur-X sind zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen. Im Falle von Factur-X besteht eine volle Kompatibilität zu ZUGFeRD ab Version 2.0.
Zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger kann zudem das Format einer E-Rechnung vereinbart werden. Eine solche Vereinbarung setzt voraus, dass das verwendete Format geeignet ist, die erforderlichen umsatzsteuerlichen Angaben aus der E-Rechnung korrekt und vollständig zu entnehmen. Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, können z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiterhin für E-Rechnungen genutzt werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Während ZUGFeRD als Hybridformat sowohl PDF als auch XML verwendet, basiert XRechnung ausschließlich auf XML. ZUGFeRD hat also den Vorteil, dass es für Menschen lesbar bleibt, während XRechnung ausschließlich maschinenlesbar ist.
Außerdem erlaubt ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege, während XRechnung nur als Web Service genutzt werden kann.
E-Rechnung Pflicht: Für wen gilt sie?
E-Rechnungen empfangen
Ab dem 01. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
E-Rechnungen erstellen
Sie sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betroffen, wenn folgendes auf Sie zutrifft:
- Sie sind selbstständig oder leiten ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
- Sie versenden Rechnungen für Ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze an andere Unternehmen mit Sitz in Deutschland (B2B).
Frist zur Aufbewahrung
In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die E-Rechnung nur wenig. So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Wichtig, die E-Rechnung ist im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein.
Mit NoSpamProxy fit für die E-Rechnung
Ab der Version 15.4 von NoSpamProxy Server und dem Dezember-Update für NoSpamProxy Cloud bietet NoSpamProxy eine Unterstützung der E-Rechnung. Diese bietet Kunden eine einfache und nachweisbare Übersicht über den Versand und Empfang von E-Rechnungen. Außerdem bietet NoSpamProxy damit auch neue Optionen bei der Konfiguration des Inhaltsfilters.
E-Rechnungen in der Nachrichtenverfolgung
NoSpamProxy erkennt E-Rechnungen und stellt Details wie Rechnungsnummer, Profil und Type Code übersichtlich dar.
Optionen im Inhaltsfilter
E-Rechnungs-Profile können im Inhaltsfilter als Bedingung ausgewählt werden.
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