10 Tipps für optimale E-Mail-Sicherheit

Die regelmäßige Aktualisierung von Betriebssystemen, Anwendungen und Sicherheitssoftware sollte eigentlich selbstverständlich sein, ebenso wie eine Automatisierung des Patch-Managements. Nur so können Sie sicherzustellen, dass keine Sicherheitslücken bestehen, die von Kriminellen ausgenutzt werden können. Zum Beispiel können Schwachstellen im E-Mail-Protokoll (wie SMTP) oder in der Implementierung der Verschlüsselung ausgenutzt werden. Updates beheben solche Schwachstellen.

Um in Systeme einzudringen, entwickeln Cyberkriminelle ständig neue Methoden. Updates enthalten oft neue Sicherheitsmechanismen und Schutzmaßnahmen gegen die neuesten Bedrohungen. Virenscanner oder Email Gateways werden durch Updates mit den neuesten Bedrohungssignaturen versorgt.

Eine gute Möglichkeit, immer für aktuelle Systeme und ideale Konfigurationen zu sorgen, ist die Nutzung von Managed Services für E-Mail-Sicherheit. Die Konfiguration und Wartung liegen dann nicht in Ihrer Verantwortung, sondern wird durch spezielle Dienstleister gewährleistet. Das garantiert volle Funktionalität, sichere Systeme und Konfigurationen. Auch neueste Features sind jederzeit sofort verfügbar und nutzbar.

In der IT-Sicherheit von Unternehmen spielen Backups und Datensicherungen eine sehr wichtige Rolle. Sie sind eine wesentliche Maßnahme, um die Verfügbarkeit und Integrität von Daten zu gewährleisten. Sie versichern gegen verschiedene Arten von Datenverlust und helfen, die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und die Auswirkungen von Cyberangriffen und Notfallsituationen zu minimieren. Regelmäßige, zuverlässige und getestete Backups sind daher für die IT-Sicherheit und das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich.

Im Hinblick auf Ransomware-Attacken können Unternehmen so ihre Daten wiederherstellen, ohne das Lösegeld zu zahlen, was das Gefahrenpotenzial und die Auswirkungen solcher Angriffe erheblich mindert. Abgesehen davon, dass so die Geschäftskontinuität im Falle eines Angriffs sichergestellt ist, erfüllen Unternehmen so auch gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Regelmäßige Backups sollten also ein integraler Bestandteil eines jeden Desaster-Recovery-Plans sein.

Das Überprüfen der Absenderreputation bietet eine wirksame Möglichkeit, gefälschte Absenderdomänen zu erkennen und so Phishing-Angriffe zu verhindern. Starke Software für Mail Security bietet solche Verfahren an, wodurch diese Verfahren einfach implementierbar sind. Trotzdem setzen viele Unternehmen sie nicht ein – und versäumen es so, ihr Unternehmen bestmöglich zu schützen.

Kurze Frage: Woher wissen Sie eigentlich, dass die E-Mails, die Sie heute erhalten haben, wirklich von den Absendern stammen, die in den E-Mails angegeben sind? Mit anderen Worten: Dass die E-Mails echt sind und die im E-Mail-Programm angegebenen Absender auch die tatsächlichen Absender sind?

Kurze Antwort: Ohne Prüfung der Absenderreputation können Sie das gar nicht wissen. Denn der Einsatz von SPF, DKIM, DMARC und ARC ist essenziell für die Erkennung von gefälschten Absenderdomains sowie zur Abwehr von Phishing-Angriffen.

Vereinfacht gesagt basieren alle Verfahren der Absenderreputation auf Einstellungen im E-Mail-System, die bei entsprechender Konfiguration eine Art öffentliche Checkliste für die Legitimität, Authentizität und Integrität von E-Mails dieser Domain zur Verfügung stellen.

Ein Beispiel: Kriminelle versuchen häufig, Phishing-E-Mails über eine gefälschte ‚MAIL FROM‘-Adresse zu versenden. Hier greift SPF (Sender Polify Framework), denn im SPF-Eintrag gibt der Inhaber einer Domain im Domain Name System (DNS) alle IP-Adressen der Mail Transfer Agents (MTAs) – also der Server – an, die im Namen der eigenen Domain E-Mails versenden dürfen.

Bei dieser Form des Betrugs – früher auch CEO Fraud genannt – geben sich die Täter als Vorgesetzte oder andere Entscheidungsträger eines Unternehmens aus und veranlassen Mitarbeiter, Geld auf ihr Konto zu überweisen. In manchen Fällen wird die Identität des eigenen Vorgesetzten vorgetäuscht, in anderen die eines Kunden oder Lieferanten, um beispielsweise in dessen Namen vermeintliche Rechnungen zu versenden.

Häufig werden die betroffenen Unternehmen zunächst über soziale Netzwerke ausspioniert, um die für den Angriff relevanten Personen herauszufinden. Es folgen erste Kontaktaufnahmen per E-Mail oder Telefon, die darauf abzielen, die kontaktierten Mitarbeiter psychologisch zu manipulieren, um aufkommende Zweifel im Keim zu ersticken.

Die CxO-Betrugserkennung in NoSpamProxy vergleicht den Absendernamen von eingehenden E-Mails mit den Namen von Unternehmensbenutzern. Gefälschte E-Mails, die im Namen von Vorgesetzten oder Mitarbeitern an Sie gesendet werden, werden so abgefangen.

Immer wieder gibt es Meldungen über erfolgreiche Cyberangriffe, die mit Hilfe von verseuchten Anhängen ausgeführt wurden. Kriminelle verstecken dabei Schadcode beispielsweise in Word- oder PDF-Dokumenten und bringen die Opfer dazu, Links zu klicken oder bösartige Makros auszuführen.

Die Behandlung von E-Mail-Anhängen ist deshalb ein entscheidender Faktor bei der Bekämpfung von Malware. Das Ziel ist dabei immer, eventuell vorhandenen Schadcode zu entfernen und dem Empfänger einen garantiert unbedenklichen Anhang zuzustellen.

Mit NoSpamProxy können Anhänge im Word-, Excel- oder PDF-Format regelbasiert und automatisiert in unkritische PDF-Dateien umgewandelt werden. Das PDF-Dokument enthält optional eine Vorschaltseite mit individuellen Hinweisen zum Grund der Konvertierung und – falls gewünscht – einen Link zum Originaldokument, das sich in einer speziell isolierten Umgebung befindet.

Wohin ein Link führt, ist auf den ersten Blick meist nicht zu erkennen. Aufwändig gestaltete Phishing-E-Mails haben immer das Ziel, den Nutzer zum Klicken zu bewegen – und zwar mit Hilfe Köders, der für die Angreifer am vielversprechendsten und für die Opfer besonders „schmackhaft“ aussieht: KfW-Bank, QR-Codes, Archive, Corona oder andere – klar soll sein, dass gehandelt werden soll.

Entsprechend ist ein wirkungsvolles URL-Management für Ihre IT-Sicherheit entscheidend. Dieses sollte die enthaltenen Links nicht nur einmal prüfen, denn das Ziel von URLs lässt sich auch nach dem Versand noch ändern. Deshalb ist es wichtig, dass zum Zeitpunkt des Anklickens erneut geprüft wird, ob die URL zu einem schadhaften Ziel führt.

Der URL Safeguard in NoSpamProxy prüft die Links in eingehenden E-Mails sowohl gegen Einträge in der NoSpamProxy-Allowlist, einer Liste von bekannten Webseiten, die von NoSpamProxy kuratiert wird, als auch gegen Einträge in einer lokalen, vom Administrator erstellten Allowlist. Und zwar auch bei jedem erneuten Anklicken.

Neben dem Erkennen und Abwehren schadhafter Anhänge und Links gibt es noch eine weitere Schutzebene, die essenziell für die Sicherheit Ihrer IT-Infrastruktur: das Auswerten von Metadaten der an Sie versendeten E-Mails und Anhänge. Dies ermöglicht es Ihnen, Bedrohungsmuster schneller zu erkennen und gezielter auf Cyberangriffe zu reagieren.

Neue Malware-Trends, neuartige Spam-Attacken sowie aufkommende Bedrohungen aller Art erkennt 32Guards in kürzester Zeit. Die wachsende Datenbasis ermöglicht es, den Service an die jeweils aktuelle Bedrohungssituation anzupassen.

Wie wichtig ist E-Mail-Verschlüsselung? Sehr wichtig, wie viele aktuelle Umfragen zeigen. Gründe dafür sind unter anderem die wachsende Bedrohung durch Industriespionage, automatisiertes Mail-Screening durch Geheimdienste und der Einfluss künstlicher Intelligenz.

Sie schützen sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff, indem Sie Ihre Kommunikation verschlüsseln. Gleichzeitig erhalten Sie einen rechtssicheren Nachweis über per E-Mail versandte Dokumente.

S/MIME ist der empfohlene und international vereinbarte Standard zur elektronischen Signatur und Verschlüsselung von E-Mails, und S/MIME4- und PGP-basierte E-Mail-Verschlüsselung ist die Basis für Datenschutz und Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen. Sie garantiert die sichere Kommunikation mit Ihren Partnern und Kunden. So nutzen Sie starke Verschlüsselungsalgorithmen und -protokolle.

Dabei ist auch die Einfachheit der Nutzung wichtig, denn die Verwendung und Verwaltung der benötigten Zertifikate und Schlüssel ist vielen zu aufwändig. Deshalb ist eine Gatewaylösung ideal, die Ihnen diese Arbeit abnimmt. So steuern Sie Ihre S/MIME-Verschlüsselung oder PGP-Verschlüsselung zentral am Gateway oder – noch besser – einfach direkt mit Hilfe von Microsoft Outlook.

Neben der rasanten Entwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) verschärfen Social Engineering und die zunehmende Professionalisierung der Cyberkriminalität die Situation. Die vielfältigen Bedrohungen erhöhen das Risiko von Sicherheitsverletzungen derart, dass Unternehmen ihre Abwehrstrategien dynamisch und zielgerichtet anpassen müssen.

Im Zentrum vieler Cyber-Angriffe steht aber auch trotz zahlreicher technischer Sicherheitsvorkehrungen nach wie vor das Social Engineering. Die Tatsache, dass 74% aller Sicherheitsverletzungen auf menschliches Fehlverhalten zurückzuführen sind, veranlasst immer mehr Unternehmen, die Mitarbeitenden ins Zentrum ihrer Sicherheitsstrategie zu stellen und beispielsweise mit einem Attack Simulation Training das Mitarbeiterbewusstsein durch simulierte Cyberattacken zu schärfen.

NIS2 steht für Network and Information Systems Directive 2 und ist eine EU-Richtlinie zur Stärkung der Cybersicherheit in Europa. Die NIS2-Richtlinie wurde im Dezember 2020 von der Europäischen Kommission vorgeschlagen, trat am 16. Januar 2023 auf EU-Ebene in Kraft und sieht vor, dass die Verpflichtungen der Richtlinie bis zum 17. Oktober 2024 umgesetzt werden müssen.

Für die betroffenen Unternehmen bringt NIS2 eine Reihe von Verpflichtungen mit sich. Dazu gehören die Registrierung bei der zuständigen Behörde des eigenen Mitgliedstaates, die Offenlegung von Kontaktdaten und die Meldung von sicherheitsrelevanten Vorfällen, d.h. von Vorfällen, die zu einer schwerwiegenden Betriebsstörung führen können. Die größte Veränderung für die Unternehmen werden jedoch die zusätzlichen Sicherheitsanforderungen sein, die durch NIS2 auferlegt werden.

Im Rahmen von NIS2 müssen Anbieter von E-Mail-Diensten angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz ihrer Dienste vor Cyber-Angriffen und zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der E-Mail-Kommunikation ergreifen. Ziel ist der Schutz vor Malware, Phishing und Spam.

Dies kann die Implementierung von Sicherheitsstandards, die Überwachung von Sicherheitsvorfällen und die Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden bei der Meldung von Sicherheitsvorfällen umfassen.

Das Ziel jedes Krisenmanagements ist die schnelle und koordinierte Reaktion auf Sicherheitsvorfälle, der Schutz sensibler Daten und die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität. Präventivmaßnahmen zur Vermeidung von Cyber-Attacken sind unerlässlich. Es ist aber auch wichtig, für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein.

Denn im Ernstfall ist das richtige Handeln der Schlüsselakteure im Unternehmen ausschlaggebend. Ein gut aufgestelltes Krisenmanagement ermöglicht eine schnelle Ermittlung und Behebung von E-Mail-Sicherheitsvorfällen wie Phishing-Attacken oder Malware-Infektionen. Auf diese Weise kann der Schaden möglichst geringgehalten und die Ausbreitung des Problems eingedämmt werden.

Es geht also auch um Koordinierung und Kommunikation, damit alle Beteiligten informiert und auf dem neuesten Stand sind. Dies bezieht sich sowohl auf die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens als auch auf die externe Kommunikation mit den Kunden, den Partnern und den Behörden.

Ist dann der Ernstfall eingetreten, hilft das Krisenmanagement bei der Wiederherstellung der normalen Betriebsabläufe. Zudem wird der Vorfall analysiert und Beweise werden gesammelt, damit die Ursachen des Vorfalls identifiziert und zukünftige Vorfälle zu verhindert werden können.